Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Questo accordo disciplina il trattamento dei dati personali che Meravimail effettua per conto del cliente nell’erogazione del servizio, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. È scaricabile in PDF dal pulsante in cima alla pagina e si intende accettato con la sottoscrizione del servizio.

1. Ruoli

Il cliente è titolare del trattamento dei dati contenuti nelle caselle e dei dati dei propri collaboratori. Meravimail è responsabile del trattamento e agisce solo su istruzione documentata del cliente, salvo obblighi di legge.

2. Oggetto, durata e natura del trattamento

Erogazione di caselle di posta elettronica sul dominio del cliente: creazione e gestione delle caselle, consegna e conservazione dei messaggi presso il fornitore incaricato, assistenza tecnica, ed eventuale migrazione dei messaggi da un precedente fornitore su richiesta del cliente. Il trattamento dura quanto il contratto.

3. Tipi di dati e categorie di interessati

Dati di contatto e di accesso degli utenti del pannello; indirizzi e attributi tecnici delle caselle; contenuto dei messaggi, per la sola parte necessaria a consegnarli e conservarli presso il fornitore incaricato. Interessati: collaboratori del cliente e loro corrispondenti.

4. Obblighi di Meravimail

Trattare i dati solo su istruzione del cliente; garantire la riservatezza di chi è autorizzato al trattamento; adottare misure tecniche e organizzative adeguate; assistere il cliente nelle richieste degli interessati e negli adempimenti di sicurezza; notificare al cliente senza ingiustificato ritardo ogni violazione di dati di cui venga a conoscenza; cancellare o restituire i dati al termine del rapporto.

5. Sub-responsabili

Il cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nella pagina pubblica dedicata. Meravimail comunica preventivamente ogni variazione, dando al cliente la possibilità di opporsi. Ogni sub-responsabile è vincolato da obblighi equivalenti a quelli del presente accordo.

6. Trasferimenti

I dati delle caselle sono trattati nell’Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono solo in presenza di una base di trasferimento valida e vengono dichiarati nella pagina sub-responsabili prima di essere attivati.

7. Misure di sicurezza

Cifratura dei dati in transito; protezione delle credenziali con algoritmi allo stato dell’arte; verifica in due passaggi disponibile per tutti gli utenti e obbligatoria per il personale che accede agli strumenti interni; separazione rigorosa fra i dati di clienti diversi, verificata da test automatici; registro non modificabile delle operazioni privilegiate; conservazione limitata nel tempo dei dati personali presenti nei registri tecnici.

8. Assistenza al titolare

Meravimail mette a disposizione del cliente strumenti self-service per l’esportazione e la cancellazione dei dati e fornisce, su richiesta, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell’articolo 28.

9. Cancellazione al termine del rapporto

Alla cessazione del contratto i dati sono cancellati entro trenta giorni, salvo diverso obbligo di legge, e ne resta prova nel registro delle cancellazioni.