Cambiare fornitore di posta senza perdere le vecchie email

La paura che blocca quasi tutti i cambi di fornitore è una sola: perdere lo storico. È una paura ragionevole e ha una risposta tecnica precisa.

Cosa si copia davvero

Con una migrazione fatta bene si copiano messaggi, cartelle e stato di lettura, dalla casella vecchia a quella nuova. Quello che non si copia sono le regole di filtro del vecchio pannello e le firme configurate nei programmi di posta: si rifanno, ed è lavoro di minuti.

L'ordine giusto delle cose

1. Prima si creano le caselle nuove. Devono esistere e funzionare mentre la posta arriva ancora al vecchio servizio.
2. Poi si copia lo storico. La copia può durare ore se ci sono anni di archivio: intanto non cambia niente per chi lavora.
3. Poi si spostano gli MX, cioè si dice a Internet di consegnare al nuovo servizio.
4. Infine si ricopia l'ultimo pezzo: i messaggi arrivati nel frattempo sul vecchio servizio si copiano con una seconda passata.

Fatto in quest'ordine non c'è nessun momento in cui la posta non ha un posto dove arrivare.

Cosa serve avere sottomano

L'indirizzo del server di origine (di solito imap.qualcosa), il nome utente e la password di ogni casella da copiare. Sono credenziali che restano necessarie solo per la durata della copia: da noi vengono conservate cifrate e distrutte appena il lavoro è finito.

Quanto dura

Una casella di qualche gigabyte si copia in poche ore. Il tempo dipende quasi solo dal vecchio fornitore: alcuni limitano la velocità di lettura, e in quel caso la copia riprende da dove si era fermata invece di ricominciare.

Cosa chiedere a chi ti propone il cambio

• Il vecchio storico viene copiato o devo pensarci io?
• Le credenziali che vi do quanto restano nei vostri sistemi?
• Se la copia si interrompe a metà, riparte da capo?
• Alla fine ricevo un rapporto di cosa è stato copiato?

Sono quattro domande che distinguono un servizio di migrazione da una promessa.